A segurança da informação precisa existir em harmonia com todos os procedimentos de uma empresa. Proteger os ativos, você sabe, pode ser o diferencial para alcançar bons resultados financeiros. Mas, além disso, uma infraestrutura de TI frágil pode comprometer a própria eficiência dos processos internos. Por isso, separamos dicas sobre 9 erros que podem estar comprometendo a eficiência e a segurança da sua empresa.
Além de estar atento às inovações que podem transformar seu negócio, os gestores também devem analisar constantemente o que já é feito, em busca de melhorar a rotina, cortando desperdício e reduzindo os custos. Esses erros podem trazer muitas dores de cabeça, mas a boa notícia é que a grande maioria é facilmente solucionável!
1 – Não valorizar a capacitação da equipe
Muitas vezes, alguns gestores pensam que qualificação é uma questão de benevolência ou de bom-samaritanismo da empresa. Como se os investimentos em melhoria da mão de obra interna devessem acontecer somente quando as coisas estivessem tranquilas financeiramente. Muito pelo contrário.
Muitas vezes é o funcionário parado no tempo que pode estar impedindo sua empresa de superar as dificuldades. A experiência acumulada ao longo do tempo pela equipe deve ser aliada a uma constante atualização dos conhecimentos, seja para lidar com equipamentos e softwares novos adquiridos pela empresa, seja para poder propor novas soluções para todos.
2 – Deixar de lado uma cultura organizacional com foco nos resultados
Relacionada à atualização constante das habilidades da equipe está o estabelecimento de uma cultura organizacional voltada para a eficiência. A cultura organizacional está associada ao jeito de ser da empresa. Aquilo que é reconhecido pelos funcionários como as posturas e valores esperados que compartilhem com a corporação.
Por isso, um time que esteja sempre focado em buscar eficiência e atento aos comportamentos nocivos à segurança da informação vale a pena ser incentivado. Porém, a cultura organizacional não é algo construído do dia para a noite, muito pelo contrário, deve ser um trabalho contínuo. E, quanto mais pessoas, de todos os níveis hierárquicos, estiverem envolvidas,melhores serão os resultados.
3- Pensar apenas no preço
Já ouviu falar no “barato que sai caro”? Essa é a ideia dos que caem nesse erro. Ou seja, escolhem os fornecedores e parceiros com base apenas no preço, o que pode ser uma grande armadilha. A fórmula mais adequada para ponderar sobre qualquer decisão corporativa é – e sempre será – “custo” x “benefício”.
Da mesma forma que, quando você vai comprar um produto ou serviço para si mesmo, os preços mais baratos geram desconfiança, nas parcerias comerciais o princípio é o mesmo. Preze pelo máximo de qualidade que pode ser conquistado com o orçamento disponível.
4 – Não estar atento à disponibilidade dos dados
Em relação à Tecnologia da Informação, disponibilidade é um conceito central que deve estar no topo das prioridades de qualquer equipe competente do setor. Em outras palavras, significa dizer que, quando você precisar, o serviço ou dado necessário estará disponível.
No caso das redes é recomendável, por exemplo, a redundância da rede, para que, caso uma conexão se perca, a outra mantenha o sistema ativo. Já quando o assunto é banco de dados, muitas vezes as tecnologias de cloud computing, com acesso e operação remotos, são mais uma forma de aplicação do conceito de disponibilidade. Não estar atento a isso pode representar horas de trabalho perdidas que poderiam ser completamente eliminadas.
5 – Não atualizar os equipamentos usados
Hardwares desatualizados geram queda na eficiência das operações. Um exemplo fácil de perceber é um computador lento que demora o dobro (ou mais) do tempo para chegar no ponto em que o usuário pode, enfim, trabalhar. Mas isso se espalha para uma série de outras questões.
Além dos equipamentos desatualizados, às vezes é possível encontrar um hardware mais adequado para fazer o trabalho. Como uma lanchonete, que decide adquirir uma máquina de fazer sucos, ao invés da fabricação manual, aumentando a eficiência. Por isso, é essencial, manter uma rotina de verificação, manutenção e troca, quando necessário, desses equipamentos.
6 – Softwares ultrapassados
Assim como os hardwares e equipamentos, os softwares e soluções virtuais também precisam estar sempre atualizados. Usar versões antigas ou não-licenciadas de programas e aplicações pode deixar brechas graves na infraestrutura de segurança de TI. Afinal, se há muitos criminosos atentos em criar ameaças virtuais baseadas nos programas logo que são lançados, imagine o quanto se acumulou em relação aos antigos.
Da mesma forma que os equipamentos precisam ser avaliados constantemente, os programas e aplicações também devem. (Aqui, vale a indicação do nosso conteúdo sobre Office 365, um suíte de programas que sempre se mantém atualizado).
7 – Deixar de ter uma rotina organizada
Um grande salto na eficiência pode ser atingido quando cada um sabe o que fazer e quando. Ou seja, acompanhar individualmente os dados mais importantes da empresa, desde metas e objetivos operacionais, até informações sobre o status de segurança da rede e dos equipamentos. Claro, todos os funcionários precisam estar aptos a compreender as informações a que tem acesso, bem como um direcionamento sobre como agir.
Essa ação ajuda na eficiência na medida em que otimiza o processo de solução de problemas e diminui o tempo gasto com reparos em caso de crises. Em outras palavras, se um funcionário sabe identificar uma brecha de segurança, pode evitar compartilhar informações sigilosas e fazer uma verificação dos softwares de proteção antes de prosseguir. Solucionando, pode voltar ao trabalho com tudo resolvido, sem precisar deslocar um funcionário de TI de um trabalho mais prioritário para uma manutenção simples.
8 – Não se preocupar com a visibilidade das informações
Do mesmo jeito que os funcionários precisam ter uma visão geral do status da rede que acessam, os gestores precisam estar cientes de tudo o que acontece, de modo mais global, na empresa em relação à segurança da informação. Isso é o que chamamos de visibilidade das informações, um conceito essencial para preservar seu negócio.
Uma empresa com grau adequado de visibilidade das informações é aquela em que os dados estão acessíveis e as possíveis brechas de segurança são detectadas o mais rápido possível. Porque, em tecnologia, a segurança precisa estar sempre ativa e em constante monitoramento. Assim como no caso citado no item 7, a eficiência vem da redução dos prazos para a resolução de crises. Quando as soluções estão claras e a prevenção identifica mais imprevistos, o tempo poupado é revertido em ganhos para o negócio.
9 – Não ter uma boa Política de Segurança
A Política de Segurança deve ser um guia que enumera, de forma clara e direta, todas as posturas esperadas, os imprevistos possíveis e as ações necessárias para a totalidade dos funcionários de uma empresa. É um comportamento padronizado que permite nivelar a qualidade do uso da rede.
Para isso, é importante que esteja acessível e que todos sejam treinados dentro dessas diretrizes, de modo perene. Embora precise ser sempre atualizado, é fundamental que um documento compile tudo e funcione como uma fonte de informação fácil para qualquer empregado. Veja mais detalhes sobre como fazer um Checklist de Segurança eficiente.
BÔNUS: Deixar as parcerias de lado
Para ganhar eficiência uma empresa precisa contar com bons parceiros. No caso da segurança de sua infraestrutura de tecnologia, é essencial que mais do que um acordo comercial, você tenha uma parceria confiável e competente. Isso é um diferencial para não perder tempo e poupar dores de cabeça em momentos difíceis.
E então, está preparado para revolucionar a eficiência dos negócios em sua empresa? Comece já! E se quiser, entre em contato para encontrarmos a melhor forma de colocar isso em prática o mais rápido possível.
