Ferramentas de chat já são uma realidade no nosso dia a dia e mudaram a forma como nos comunicamos e colaboramos com outras pessoas. O WhatsApp é um bom exemplo disso: hoje utilizamos a aplicação para enviar imagens, vídeos, mensagens e fazer ligações. Chegamos ao ponto de achar estranho se alguém não tiver o app instalado. É realmente uma transformação digital!
Com as ferramentas de chat não precisamos mais agendar reuniões presenciais para discutir determinados assuntos ou uma conferência para obter respostas rápidas a perguntas. Em vez disso, basta enviar uma mensagem privada para um pessoa ou uma mensagem pública em um grupo que participamos. Pronto! As pessoas podem visualizar nossas perguntas e começar a interagir em tempo real.
Como utilizar os benefícios das ferramentas de chat na minha empresa?
Mas como podemos utilizar o beneficío das ferramentas de chat para melhorar a produtividade e a comunicação na minha empresa? Para isso devemos analisar os recursos de colaboração que mais fazem sentido para o negócio. Diferentemente de um aplicativo como o WhatsApp, uma ferramenta de chat corporativo deve abranger recursos mais amplos e fornecer segurança aprimorada, com o objetivo de tornar toda a comunicação segura e restrita somente aos colaboradores da sua empresa. Afinal, as informações do seu negócio são seu bem mais precioso. Abaixo, avaliamos os principais pontos que uma boa ferramenta de chat corporativo deve possuir. Confira!
1. Histórico de chat e acesso a pesquisa rápida
Aplicativos de chat corporativo devem possui o recurso de histórico de chat, permitindo que os membros do grupo possam de forma fácil ter acesso a todo o histórico de discussão que ocorreu. Peguemos como exemplo o WhatsApp: quando entramos em um grupo, não temos o acesso ao histório daquele canal. Em um ambiente corporativo, isso é ruim, pois se precisarmos recuperar alguma informação enviada no passado, não conseguiremos. Manter o histórico é uma necessidade primordial, já que permite que um assunto importante fique armazenado para consulta futura. Na prátiva, isso facilita o registro das informações como minutas de reunião, solicitações ou arquivos enviados (além de toda análise de quem mandou as mensagens e quem colaborou com a discussão).
2. Troca de arquivos e colaboração em tempo real
Algumas ferramentas de chat corporativo possibilitam a edição e atualização de arquivos em tempo real entre os colaboradores da sua empresa. Por exemplo, você precisa editar uma planilha do Excel junto a um membro do seu time, porém no momento da edição quer tirar algumas dúvidas sobre os campos da sua planilha. Basta enviar uma mensagem de chat para a pessoa e iniciar uma discussão, compartilhando a planilha online.
Essa funcionalidade é muito útil, pois garante que todas as ideias e alterações sejam feitas no documento, além de garantir que as pessoas revisem o arquivo em tempo real na medida em que ele é alterado, permitindo que seja aprovado rapidamente (uma vantagem importante, principalmente se considerarmos atualizações de versões lentas quando feitas via troca de e-mail). Obviamente que, se necessário, uma atualização mais longa é possível, basta fazer o download do documento e, depois, enviá-lo novamente para o chat.
Com esse recurso, toda a comunicação fica centralizada e segura em um só local.
Integração com aplicativos
No mundo conectado em que vivemos, usamos cada vez mais aplicativos para solucionar nossos problemas e dar agilidade para o nosso trabalho. Existem aqueles para edição de planilhas, outros para gestão de projetos, os de videoconferência etc. É por existir tanta variedade que sua ferramenta de chat corporativa deve possui recursos de integração com aplicativos de terceiros.
Por exemplo: você usa um aplicativo para armazenar seus dados na nuvem e organizar todos seus documentos (imagens, vídeos, áudios, arquivos de texto, planilhas, apresentações etc.). Sendo assim, faz sentido que sua ferramenta de chat corporativo possa ser integrada à solução de cloud para que você tenha acesso a todos seus arquivos sem sair do chat, possibilitando o compartilhamento ou a visualização dos seus documentos sem precisar sair da ferramenta.
Desse jeito, fica muito mais fácil se comunicar com as pessoas sem precisar parar de editar ou visualizar os documentos. É a colaboração em tempo real e integrada a outros aplicativos que você mais usa.
Videoconferência e chat em grupo
Tem momentos que precisamos estender a comunicação para além das mensagens, não é mesmo? É por isso seu aplicativo de chat corporativo deve possuir recursos de chamadas via videoconferência (áudio e vídeo). Dessa forma, todos os participantes do grupo podem fazer uma chamada de vídeoconferência de dentro do próprio chat.
Agendamento de reunião
Manter a equipe alinhada e ciente de todas as reuniões do seu departamento é super importante. Para isso, é necessário ter acesso ao calendário de todos os participantes e um aplicativo de agendamento de reuniões.
Sendo assim, é fundamental que um chat corporativo tenha integração com aplicativos de agendamento de reuniões, permitindo que você veja o calendário de toda a sua equipe em um só local, sem sair do chat. Isso facilitando o planejamento das reuniões e discussões, bem como o acompanhamento de todas os eventos agendados.
Mas, lembre-se, o melhor aplicativo de chat corporativo é…
O melhor aplicativo de chat corporativo é aquele que melhor atenda suas necessidades e possua integrações e recursos focados em facilitar a comunicação e melhorar a produtividade dos seus colaboradores. Os aplicativos de chat corporativos permitem que sua equipe se comunique de forma ágil e facilitada, quer eles estejam dentro do mesmo escritório, trabalhando de casa (home office), em locomocação ou mesmo do outro lado do mundo.
Todas as informações ficam disponíveis em somente um local, reduzindo o tempo de acesso a elas e o ruído de comunicação que as informações descentralizadas podem causar.
Com a capacidade de usar recursos integrados, sua empresa pode centralizar todos os aplicativos que necessita, como a colaboração em documentos, videoconferência, armazenamento de arquivos e business inteligent (BI), tornando o chat corporativo ainda mais útil.
Escolher o aplicativo de chat corporativo não é tarefa fácil, pois integra todos os departamentos da empresa e é necessário que os colaboradores entendam a importância da ferramenta para o negócio, o que significa que o engajamento de todo o time é fundamental.
Entendeu como os benefícios de uma ferramenta de chat corporativo podem impactar no seu negócio? Tem mais alguma dúvida? A equipe da Any Consulting é especialista em soluções de chat corporativo integradas a diversas ferramentas. Entre em contato e acesse nosso conteúdo sobre Office 365 e Cisco WEBEX, duas soluções que vendemos e que podem transformar a sua rotina.
