Para que a sua empresa usufrua dos benefícios da telefonia VoIP, é preciso garantir que o investimento seja efetivo. Isso significa adquirir, instalar e configurar softwares e hardwares capazes de atender às suas necessidades e oferecer uma base de comunicação de baixo custo e que integre totalmente a rede de dados e voz da companhia. Um equipamento que precisa ser bem escolhido é o telefone IP. Existem modelos diferentes no mercado e você deve conhecer suas vantagens antes de decidir qual será utilizado.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Todas as empresas, sejam pequenas, médias ou grandes, se preocupam com o ROI de suas aplicações. Na área de Tecnologia da Informação não é diferente. O investimento em telefone IP pode ser significativo, mas ele retorna para a companhia de várias formas:
I) Economia de custos com ligações externas
II) Custo zero para chamadas entre ramais e matriz e filiais
III) Maior capacidade de recepção e realização de chamadas
IV) Possibilidades de relatórios gerenciais
V) Mobilidade a baixo custo
VI) Controle das chamadas realizadas por todos os usuários
Tipos de telefone IP
Você pode optar por três tipos de telefones IP:
Softphones
Eles são softwares instalados em computadores ou dispositivos móveis que permitem que você receba e efetue chamadas utilizando um microfone e um headset ou caixa de som.
IP USB
Nada mais é do que um aparelho parecido com o convencional que é conectado via USB a um computador e realiza e recebe chamadas através de um software. Ele traz facilidade para os usuários, porém com funcionalidades limitadas.
ATA
O adaptador de telefones analógicos transforma seu aparelho convencional em IP, conectando a rede de dados da empresa. A sua vantagem é a independência do computador, mas também possui funcionalidades reduzidas, sendo utilizado apenas para efetuar e receber chamadas.
Telefone IP (hardware IP)
É similar a um aparelho comum, porém se conecta diretamente a rede de dados. Os modelos atuais de telefone IP permitem troca de imagens, arquivos, realização de conferências, desvio de chamadas, chamadas em espera e muitas outras funcionalidades. Ele pode ser básico, intermediário, avançado ou para conferências. Entenda as diferenças:
>> O aparelho básico conta com recursos reduzidos. Possui display com, pelo menos, duas linhas, funções básicas como transferência, mudo, conferência, viva-voz, menu, atalhos e volume, duas portas de conexões de rede RJ45 (PC e LAN) e conta SIP com uma linha.
>> O modelo intermediário possui um display com pelo menos três linhas ou ambiente gráfico, funções básicas, entrada para headset, duas conexões de rede RJ45 (PC e LAN) e, no mínimo, uma conta SIP com mais de uma linha.
>> O desktop avançado conta com recursos para uma experiência de uso melhor. Tem ambiente gráfico e tela colorida, funções como transferência, mudo, conferência, viva-voz, menu, atalhos, volume e headset, duas conexões de rede RJ45 (PC e LAN) e entrada de energia. Alguns modelos também possuem recursos multimídia, touchscreen, videoconferência e aplicativos diversos.
>> O aparelho conferência que possui recursos mais avançados que possibilitam experiências de uso via chamada compartilhada. Pode possuir videoconferência (saiba mais sobre esse serviço que tem se tornado cada vez mais importante nas empresas em nosso artigo) ou audioconferência.
O que considerar na hora de escolher
A qualidade das ligações e da integração dos serviços está diretamente relacionada à conexão com a internet e ao aparelho utilizado, que pode entregar mais ou menos possibilidades. Para optar por um telefone IP, considere:
Possibilidades
Se você optar por um aparelho comum, utilizado com um adaptador de telefones analógicos ATA, poderá utilizar a rede de dados da empresa para fazer e receber as ligações. A contrapartida será a limitação de recursos, já que não terá acesso a identificação de chamadas, transferência de ligações, secretária eletrônica e compartilhamento de imagem, por exemplo.
Conectividade
A quantidade de saídas de rede precisa respeitar a indicada em seu projeto.
Headset
A sua empresa pode preferir que os funcionários utilizem headsets em suas chamadas (call centers, por exemplo), então é fundamental escolher um aparelho que possua saída para o equipamento e tenha compatibilidade de frequência e conector.
Facilidades das teclas
Ter um botão de mute para silenciar sua voz durante uma chamada pode ser muito importante em diversos momentos do dia a dia da empresa, assim como discar o número de telefone e não precisar apertar send logo em seguida. Se você valoriza esse tipo de facilidade, opte por um aparelho que traga essas opções.
Configuração simples
Diariamente, você e os demais funcionários lidam com muitos desafios no ambiente de trabalho e o telefone IP não deve complicar sua rotina. Opte por um aparelho que seja user friendly e não cause desconforto aos usuários.
Tela
Uma característica importante nesses aparelhos é a tela de LCD, onde você pode ver, entre outras coisas, quem está telefonando. Alguns modelos também mostram informações de duração de chamada e qualidade, entre outras.
Softphones
Já existem soluções no mercado que permitem colocar o seu ramal no aparelho celular. Essa característica aumenta a mobilidade e flexibilidade, levando para ambientes externos a economia alcançada dentro da empresa. São softwares que podem ser instalados em desktops, notebooks, tablets ou smartphones.
A telefonia IP ajudará a sua empresa a aumentar a eficiência e possibilitará uma redução de custos considerável. Mas, para que a solução funcione de forma adequada, é preciso que o projeto seja feito por profissionais qualificados, com know-how e habilidade para entregar um trabalho de qualidade. Por isso, é muito importante fazer a escolha do telefone IP com o auxílio de especialistas. Consulte os representantes da Any Consulting para mais informações.
