Cada vez mais empresas investem em videoconferência para aproximar funcionários e clientes que estão em localidades diferentes. O recurso é uma ótima opção para companhias de todos os tamanhos, que buscam economizar tempo e gastos com viagens, além de otimizar o trabalho, manter um alinhamento entre a equipe e aproveitar oportunidades de atuação que surgem e são melhor discutidas em vídeo do que por e-mail ou telefone.
Essa interação face-a-face, mas sem necessidade de deslocamento, traz resultados positivos para as companhias. Segundo pesquisa da PGI, as empresas podem economizar em 30% os gastos com viagens e 92% dos negócios B2B (transações comerciais entre empresas) usam esse recurso para aumentar vendas. Os dados divulgados não são apenas financeiros. 55% dos funcionários que não utilizam videoconferência gostariam de ter a possibilidade de trabalhar remotamente.
Com tantos benefícios, é normal que a sua companhia já esteja utilizando essa tecnologia (e, se não está, é melhor começar). Mas, será que está fazendo isso da maneira mais adequada para o que você precisa?
Estrutura adequada ao seu negócio
Existem diversas soluções para que sua empresa possa iniciar o uso de videoconferências e alcançar os benefícios que elas oferecem. É importante pensar na importância da qualidade dessas reuniões a distância para o seu negócio, na frequência de uso, na segurança das informações transmitidas e nas possibilidades que o sistema oferece antes de escolher em qual estrutura investir.
Uso de computadores
Algumas companhias fazem uso de videoconferência apenas eventualmente e não necessitam de uma estrutura mais complexa para realizá-la. Nesse caso, é possível utilizar um software (como Hangouts e Skype) instalado em um computador com internet, um headset e uma webcam para conectar duas ou mais pessoas. É preciso lembrar que esta modalidade é menos segura e possui limitações na hora de conectar diversas pessoas para uma reunião importante, por exemplo. É a opção que requer menor investimento.
Aluguel de equipamentos
Se a sua empresa não realiza reuniões frequentes, mas prima pela qualidade e segurança da chamada por vídeo, uma opção pode ser alugar os equipamentos de um fornecedor especializado. Essa opção é mais barata do que investir em uma estrutura própria, mas tem a desvantagem de estar disponível conforme agendamento, o que dificulta a realização de uma videoconferência de urgência para resolver crises, por exemplo. O preço varia de acordo com o fornecedor e a estrutura solicitada.
Estrutura própria
Se a segurança e a qualidade das chamadas em vídeo são de extrema importância para a companhia, o ideal é investir em uma estrutura própria. Isso pode incluir uma sala com acústica adequada, câmeras posicionadas estrategicamente, equipamentos que reforçam a segurança, conexão com internet de alta velocidade, hardware e software que permitem maior controle das chamadas ou uma rede IP bem estruturada. O investimento maior traz retornos para a empresa em forma de confiabilidade, informações bem compartilhadas e maior comodidade para os funcionários transmitirem os dados.
Tipos de videoconferência
Existem três tipos de chamadas em vídeo e a escolha de cada um depende do tipo de uso e da estrutura montada pela sua empresa.
Modelo ponto a ponto
Este é o modelo mais simples, que conecta computador a computador através da internet ou da rede IP (falamos sobre rede IP nesse texto sobre VoIP). Para que este modelo funcione, cada dispositivo deve ter o software de videoconferência.
Modelo multiponto
Com esse tipo de videoconferência, é possível unir diversas pessoas em localidades diferentes. Elas podem estar em salas da empresa, computadores próprios ou mesmo tablets e smartphones. Para isso, é necessário que a companhia tenha um MCU (Multiponto Control Unit), que controla a qualidade e o número de participantes.
Modelo multicast
Este modelo é mais complexo e possibilita compartilhamento de imagem, áudio e dados. Ele é feito através da rede IP da empresa e proporciona maior controle da qualidade e das informações compartilhadas. Com o multicast, é possível fazer uma videoconferência com diversas pessoas sem a necessidade de um MCU.
Segurança da informação
Em reuniões realizadas por videoconferência, é comum discutir assuntos estratégicos e confidenciais, que só os participantes devem ter acesso. Por isso, investir em segurança se torna cada vez mais necessário para evitar que hackers tenham acesso ao conteúdo e prejudiquem seus negócios.
Uma solução segura precisa ter criptografia dos dados tanto no tráfego quanto no armazenamento das informações. O uso do protocolo H.323 e de um firewall reduz consideravelmente as chances de invasão no sistema. Entre as falhas mais comuns que possibilitam a quebra do sigilo dessas informações, está a configuração para responder automaticamente qualquer chamada.
Além disso, contar com uma equipe capacitada que possa testar e proteger o sistema é fundamental para a sua empresa conseguir usufruir dos benefícios de uma videoconferência segura. Vale lembrar que o uso de equipamentos originais e de um fornecedor confiável, como a Cisco, também contribui para a proteção da sua estrutura.
Saiba mais sobre segurança da informação em nosso artigo.
Vantagens
As chamadas em vídeo contribuem para aproximar a empresa de seus clientes e funcionários e é uma ótima forma para economizar com viagens, principalmente para empresas que possuem mais de uma filial. Além dessas vantagens, a videoconferência agiliza a transmissão de informações, pois elimina a necessidade de um empregado ter que se deslocar para participar de uma reunião importante.
Atualmente, é também muito comum utilizar videoconferências para treinamentos e para entrevistas com candidatos a emprego. Neste último caso, as empresas de recrutamento podem usufruir de um maior raio de busca pelo candidato perfeito para a vaga.