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O uso de videoconferências para substituir reuniões presenciais tem aumentado no mundo todo. Porém, como o contexto muda, há alguns cuidados que devem ser levados em consideração na hora de organizar uma videoconferência.

Diversas pessoas têm passado por situações inusitadas com as videoconferências. Desde alguma bagunça descuidada aparecendo na tela, barulhos externos dos companheiros/as de home office ou animais de estimação, problemas técnicos, até casos mais graves como invasões criminosas de salas públicas.

Por isso, uma série de medidas podem e devem ser tomadas para garantir que você tenha o mínimo de interferência negativa nas suas reuniões remotas e não enfrente uma videoconferência instável.

 

Garanta o fundamental e evite videoconferência instável

Problemas de distintas ordens podem interferir na qualidade da sua videoconferência. Entretanto, algumas questões são básicas: observar a qualidade da sua conexão e dos dispositivos que você utiliza.

Diferentemente de um streaming de vídeo para acompanhar sua série favorita, a videoconferência demanda uma taxa elevada de download e upload em tempo real. Por isso, não adianta tentar usar uma conexão de baixa velocidade ou um hardware com baixa capacidade de processamento.

 

Use ferramentas confiáveis

Com o aumento da demanda de serviços de videoconferência, a diversidade de ofertas também se ampliou. Entretanto, sobretudo para contextos corporativos, é fundamental buscar uma plataforma que garanta a segurança e a disponibilidade do serviço contratado.

Ter a possibilidade de controlar o acesso, quem tem o controle sobre a tela compartilhada e conhecer o número máximo de participantes, são exemplos de aspectos a levar em conta. Uma ótima opção é o Webex. Veja nosso artigo sobre como resolver desafios do home office com o Cisco Webex Meeting.

 

Evite interferências

Como já foi citado, a videoconferência é um tipo de serviço que demanda bem mais dos equipamentos e da rede do que outros mais rotineiros. Por isso, para garantir uma boa reunião remota, além da velocidade de conexão, da capacidade de processamento do seu dispositivo e do software em uso, vale muito a pena evitar outros programas rodando em segundo plano no seu aparelho. Seja smartphone, pc ou notebook,

Encerrar os programas que não estão sendo utilizados libera a memória RAM utilizada e permite maior fluidez no processamento dos dados, evitando uma videoconferência instável.

 

Esteja de acordo

As videoconferências já foram incorporadas ao dia a dia das pessoas, em contextos muitos diversos. Matar a saudade de familiares, uma festa de aniversário para alguém querido ou mesmo uma versão 2020 das tradicionais happy hours. Nessa diversidade, é importante não deixar que a motivadora informalidade se transforme em improdutividade desanimadora.

Em outras palavras, se é uma reunião importante com um cliente, vestir-se adequadamente ao contexto de atuação da sua empresa ainda vale. Não ser muito duro consigo é importante, é um contexto diferente. Mas não deixe que seus interlocutores pensem que você valoriza menos a presença deles pela videoconferência.

 

Pauta da reunião

Outro grande sabotador das videoconferências é justamente a organização do tempo. A grande verdade é que, presencialmente, não somos acostumados a escutar todos os que querem falar de forma igualitária ou mesmo nos apegamos a respostas não verbais muito mais evidentes.

Uma série de fatores faz com que a conversa face-a-face tenha maior fluidez do que a remota, em que não se pode falar um por cima do outro e muitas vezes falamos sem olhar nos olhos dos nossos interlocutores. Portanto, ter uma lista dos assuntos a serem debatidos e tempos predefinidos para a fala de cada um são ferramentas importantíssimas.

 

Tenha familiaridade com o formato

A última dica que daremos para melhorar a qualidade e evitar uma videoconferência instável é sobre adaptar o olhar para esse novo tipo de formato. Por exemplo, quais são os elementos que sua câmera capta, além de você mesmo? Algum deles pode distrair seu interlocutor? E os sons no ambiente em que você está? É possível fazer algo para que sejam reduzidos? Ou algo para que sua imagem apareça mais clara e iluminada na tela?

Enfim, entender como funciona essa linguagem, bem como os recursos disponíveis na plataforma em uso, pode ser fundamental para dar um salto de qualidade na sua videoconferência. Gaste um tempo para isso e convide a todos da equipe para fazer o mesmo.

Essas são algumas dicas práticas para aprimorar a qualidade das reuniões remotas do seu negócio. Lembre-se que a segurança e a disponibilidade desses serviços são aspectos fundamentais nesse caso. Por isso, se você sabe a importância de não ter uma videoconferência instável, conheça mais sobre o Cisco Webex Meeting, clicando aqui.

 

Autor

Marney Muller
Marney Muller
Formado em Administração de Empresas pela UFRGS, com mais de 20 anos de experiência e atuação no ramo corporativo de Tecnologia. Possui a certificação de negócios Cisco Business Value Specialist.